Industrie & distribution
Réduire les ressaisies entre commandes, stocks et facturation, et mieux suivre l'activité commerciale.
Pour une entreprise industrielle ou un distributeur, l'IA et l'automatisation permettent surtout de fiabiliser les flux d'information : commandes reçues par e-mail ou PDF, mises à jour de stock, relances de paiement, réponses aux demandes de prix. L'enjeu est de connecter des outils souvent hétérogènes, parfois anciens, sans perturber l'activité.
Les approches ci-dessous sont des pistes possibles, à étudier selon vos systèmes (ERP, logiciel de gestion commerciale, tableurs) et vos priorités.
Les difficultés du secteur
Des commandes à ressaisir
Bons de commande reçus par e-mail, PDF ou messagerie, puis recopiés dans le logiciel de gestion.
Des demandes de prix traitées lentement
Les commerciaux cherchent les tarifs, les disponibilités et les délais dans plusieurs fichiers.
Une information de stock peu fiable
Les équipes commerciales n'ont pas une vision à jour des disponibilités.
Des relances de paiement irrégulières
Les échéances dépassées sont suivies manuellement, avec des oublis.
Un reporting commercial tardif
Les chiffres par client, produit ou région sont disponibles trop tard pour agir.
Solutions adaptées
Extraction automatique des commandes
Lecture des bons de commande reçus, extraction des lignes et préparation de la saisie, avec validation.
Voir le serviceSynchronisation des systèmes
Échanges automatisés entre ERP, tableurs, boutique B2B et outils de messagerie.
Voir le serviceTableau de bord commercial
Ventes, marges et tendances par client, produit et région, mis à jour automatiquement.
Voir le serviceDiagnostic des processus
Cartographie des flux et feuille de route d'automatisation adaptée aux systèmes en place.
Voir le service
Workflows possibles
Traitement d'un bon de commande reçu par e-mail
- Réception du bon de commande dans une boîte dédiée
- Extraction du client, des références, des quantités et des dates
- Contrôle des références et des prix par rapport au catalogue
- Présentation à un opérateur pour validation
- Création de la commande dans le logiciel de gestion et accusé de réception
Relance des échéances
- Contrôle quotidien des factures arrivées à échéance
- Envoi d'un rappel courtois au client
- Deuxième relance et alerte au commercial si nécessaire
- Journal des relances consultable par la comptabilité
KPI à suivre
| Délai de traitement d'une commande | Mesure l'effet de l'automatisation sur la réactivité. |
|---|---|
| Taux d'erreurs de saisie | Les erreurs de commande coûtent en retours, avoirs et relation client. |
| Délai de réponse aux demandes de prix | Influence directement le taux de transformation commerciale. |
| Délai moyen de paiement | Indique l'effet des relances sur la trésorerie. |
Prérequis et limites
- Un accès aux données du logiciel de gestion ou de l'ERP (API, base de données ou exports réguliers).
- Un catalogue de références à jour pour les contrôles automatiques.
- Un interlocuteur côté informatique ou éditeur pour les systèmes plus anciens.
Les systèmes anciens sans interface d'intégration peuvent limiter le niveau d'automatisation possible.
Étudions votrecas
Réduire les ressaisies entre commandes, stocks et facturation, et mieux suivre l'activité commerciale.